房东财务记录保存完整指南

准确的记录保存对于确保您的纳税申报不会给您带来压力至关重要——但是您需要保留哪些信息？以及最好的保存方法是什么？

从处理租户事务到管理纳税申报，如果说我有什么想传达的信息，那就是：记录一切，保持整洁，用电子方式处理，并且请务必做好备份。.

养成记账的习惯可能需要一段时间，尤其是对于初次当房东或非房东人士而言，他们以前习惯于通过工资预扣税 (PAYE) 来处理税务事宜。但这就像刷牙或浇花一样——你需要把它变成日常生活的一部分。.

每天、每周或每月抽出时间确保记录及时更新是一种方法。你甚至可以把它记在日记里，或者使用任务管理应用程序定期提醒自己。.

定期检查工作肯定比在 12 月份试图赶上一整年的文书工作要容易得多——不幸的是，这种情况太常见了。.

记录整理得越有序越好。纸质记录应妥善归档，使用任何适合你的归档系统即可。电子文件应使用唯一的名称，最好是便于搜索的名称，并考虑按日期或记录类型将其放入文件夹中。.

我们建议采用电子方式保存记录，因为现在都快2021年了，这样做更合情理。随着“数字化税务申报”（MTD）即将实施（见下文），采用数字化方式就显得更加重要了。.

会计师们过去常开玩笑说，客户会在1月30日那天拎着装满皱巴巴收据的购物袋来办公室。这些年来我们倒没遇到过这种情况——总的来说，房东们都很精明——但我们还是觉得纸质文件太多了。有了网上银行、收据扫描应用和免费或低价的云端文档存储服务，在线保存记录从未如此便捷。.

至于备份，无论你以电子方式还是其他方式保存记录，备份都非常重要。首先，要考虑洪水和火灾等灾害。其次，还有电脑被盗或硬盘损坏的可能性。.

定期完整备份您的所有记录，并将备份存储在其他地点——无论是办公室、家中还是储物柜。大多数人使用某种密码保护的硬盘，但云存储服务（例如 Google Drive、Dropbox 或 Microsoft One）也让备份变得非常简单。您甚至可以设置自动备份，这样就无需操心了。.

以上就是基本原则，那么具体细节呢？

自我评估税记录

英国税务海关总署 (HMRC) 表示，如果您填写个人所得税申报表，则必须保留“准确、完整和易于阅读”的记录。.

如果他们要求查看你的记录而你无法提供，你可能会受到处罚。.

税务部门对记录保存方式没有严格规定，但记录必须足以证明收入和支出。关于记录的保存期限也有相关规定。如果您按时提交了纳税申报表（下一个截止日期是2021年1月31日），如果您是雇员或房东，则需要在相关纳税年度结束后至少保存22个月的相关记录。如果您是自雇人士或合伙经营者，则需要在纳税年度结束后保存5年零10个月。.

数字化税务申报 (MTD)

对于已注册增值税且应税营业额超过 85,000 英镑的企业（包括增值税应税营业额来自商业租赁的房东）而言，MTD 已经是一项义务。.

政府宣布，自2023年4月起，MTD（数字化税务申报）将适用于总营业额/租金收入（扣除任何费用前）超过10000英镑的自雇人士和房东。该提案要求所有此类企业自2023年4月6日起以电子方式保存记录，并需按季度向英国税务海关总署（HMRC）提交收入和支出报告。之后，还需要提交一份年度最终申报表以确认年度总额。HMRC表示，此举旨在防止出现错误，并确认税款缴纳日期不会改变。.

我们将稍后推出关于如何应对 MTD 挑战的建议，并帮助客户在 2023 年 4 月正式上线之前过渡到数字化记录保存。.

政府已宣布MTD也将推广至有限公司，但尚未确定具体日期。.

有限公司记录

例如，如果您的房地产业务以有限公司的形式运营，则您必须从相关财政年度结束之日起保存记录六年，或在某些情况下保存更长时间。.

《公司法》要求您妥善保存会计记录，准确记录日常交易。公司承担的义务比个人更为繁重。.

您还需要保存董事、股东和公司秘书的详细信息；股东投票结果；债券（贷款偿还承诺）；赔偿（防止法律责任的担保）；股票交易；以及以公司资产作担保的贷款或抵押。.

您还需要保留一份“具有重大控制权的人”的登记册——这些人拥有超过 25% 的股份或投票权，可以任命或罢免大多数董事，或者对您的公司或信托产生影响或控制。.

在会计方面，有限公司必须记录公司收支情况、公司资产详情、公司债务、库存数据、买卖商品信息以及买卖双方信息。.

良好的信用记录有助于降低您的税负。

除了法律规定的要求外，保持记录完整有序还有一个重要原因：这有助于我们减少您的税款。.

尤其对于房屋和公寓而言，务必详细记录您在房产维护方面的所有支出。这是因为这些支出很可能被视为可抵扣费用，可以从收入中扣除，或者有助于减少未来的资本利得税。.

作为您的房产税申报会计师，我们掌握的信息越多，就越容易发现申请税收减免的机会，或者提出减少您未来税单的策略。.

如果英国税务海关总署 (HMRC) 对您的纳税申报表提出质疑，相关记录也能让您更快更轻松地应对他们的质询。此外，这也有助于展现您的诚信和透明度。.

超越税收和金融

就财产管理而言，养成良好的记录习惯是一个值得提倡的好习惯。.

我自己也是房东，多年来我深刻体会到，详细记录与工匠、房屋中介和租户的互动至关重要。.

尤其对于租客，务必在他们入住时进行物品清点，记录下每一处油漆剥落以及所有固定装置和配件。
同时，也要正式记录与租客的每一次往来。即使现在一切顺利，你也无法预知一两年后情况会如何发展。

这不仅关乎保护自己，也关乎让他们安心，以及成为他们可以信赖的专业房东。.

我需要保留记录多久？

税务记录需要保存一段时间。以下是税务记录保存期限的指导原则：

– 自雇人士：您应将税务记录保留至相关纳税年度 1 月 31 日提交截止日期后的至少 5 年。.

– 有限公司：公司应自会计期结束之日起至少保留 6 年的税务记录。.

– 房东：如果您是房东，建议您至少保留与税务记录相关的纳税年度结束后的 6 年税务记录。.

需要注意的是，这些只是一般性指导原则，在某些特定情况下，您可能需要保存更长时间的记录。就您的税务记录而言，最好咨询税务顾问或英国税务海关总署 (HMRC) 以获取具体建议。.

我们可以帮您处理房产税申报。请致电0800 907 8633 ，发送邮件至tax@fixedfeetr.com ，或填写我们的在线联系表格了解更多信息。

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