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El mantenimiento de registros preciso es vital para asegurarse de que su declaración de impuestos no sea una causa de estrés para usted, pero ¿qué información necesita mantener? ¿Y cuál es la mejor manera de cuidarlo?
Desde tratar con los inquilinos hasta administrar su declaración de impuestos, si hay un mensaje que quiero transmitir, es este: grabar todo, mantenerlo ordenado, hacerlo digitalmente y por favor, haga copias de seguridad.
Puede llevar un tiempo entrar en la rutina de mantener registros, especialmente si es un propietario por primera vez o accidental que se usa para que su impuesto se trate a través de Paye. Sin embargo, es como limpiar los dientes o regar las plantas de jardín, un hábito que necesita para hacer parte de su rutina.
Dejar el tiempo cada día, semana o mes para asegurarse de que sus registros estén actualizados es una forma de abordarlo. Incluso puede meterlo en su diario o usar una aplicación de gestión de tareas para regañarlo a intervalos.
Definitivamente es un trabajo que es más fácil si se registra regularmente en lugar de tratar de ponerse al día con el patrimonio de todo el año en diciembre, lo que, desafortunadamente, es demasiado común.
Cuanto más organizado mantenga sus registros, mejor. Mantenga los registros en papel archivados utilizando cualquier sistema que funcione para usted. Dé a los archivos electrónicos nombres únicos, idealmente los que hacen que sea más fácil encontrarlos usando la búsqueda, y considere colocarlos en carpetas organizadas por fecha o tipo de registro.
Recomendamos mantener los registros digitalmente porque, mira, es casi 2021, y tiene sentido. Con la fabricación de impuestos digitales (MTD) ahora claramente en el horizonte (ver más abajo), es aún más importante que se siga la ruta digital.
Los contadores solían bromear sobre los clientes que aparecían en la oficina con bolsas de transporte llenas de recibos arrugados el 30 de enero. Esa no ha sido nuestra experiencia a lo largo de los años: los propietarios son un grupo bastante inteligente, en general, pero todavía hay demasiado papel para nuestro gusto. Entre la banca en línea, las aplicaciones de escaneo de recibos y el almacenamiento de documentos basado en la nube gratuito o barato, nunca ha sido más fácil mantener los registros en línea.
Y en cuanto a las copias de seguridad, son importantes si mantienes registros digitalmente o de otra manera. Hay inundación y fuego para pensar, para empezar. Luego está la posibilidad de que su computadora sea robada o el disco duro que decida morir.
Intente hacer una copia completa de sus registros a intervalos regulares y almacenar esta copia de seguridad en una segunda instalación, ya sea la oficina, en el hogar o en un casillero de almacenamiento. La mayoría de las personas usan un disco duro protegido por contraseña de algún tipo, pero, nuevamente, el almacenamiento en la nube como Google Drive, Dropbox o Microsoft One lo hace realmente fácil. Incluso puede automatizar la copia de seguridad para que no tenga que pensar en ello.
Esos son los principios básicos cubiertos, pero ¿qué pasa con los detalles?
Si completa una declaración de impuestos personales, HMRC dice que debe mantener registros 'precisos, completos y legibles'.
Si piden ver sus registros y no puede producirlos, puede recibir una penalización.
No son estrictos sobre cómo mantienes tus registros, pero tienen que ser suficientes para poder probar los ingresos recibidos y los gastos incurridos. Hay reglas sobre cuánto tiempo debe retenerlas. Si su declaración de impuestos se entrega a tiempo - 31 de enero de 2021 es la próxima fecha límite, deberá mantener los registros relevantes durante al menos 22 meses después del final del año fiscal relevante si está empleado o un propietario. Si trabaja por cuenta propia o en una asociación, debe mantener los registros durante 5 años y 10 meses después del final del año fiscal.
MTD ya es una obligación para las empresas (que incluye propietarios cuya facturación imponible del IVA es de alojamientos comerciales) que están registrados para el IVA y cuya facturación imponible supera las £ 85,000.
El Gobierno ha anunciado que a partir de abril de 2023, MTD se aplicará a los propietarios y propietarios cuyos ingresos brutos de facturación/alquiler (antes de deducir cualquier gasto) supera las £ 10000. La propuesta es que todas esas empresas tendrán que mantener sus registros digitalmente desde el 6 de abril de 2023 y tendrán que hacer un informe trimestral de los ingresos y los gastos a HMRC. Luego habrá una declaración final para el año fiscal para confirmar la cifra anual. HMRC ha dicho que esto es para evitar que ocurran errores y confirmado que las fechas de pago para impuestos no cambiarán.
Lanzaremos nuestras recomendaciones sobre cómo cumplir con el desafío MTD más tarde y ayudar a los clientes a pasar al mantenimiento de registros digitales mucho antes de la fecha de Go Live en abril de 2023.
El gobierno ha anunciado que MTD también se implementará para compañías limitadas, pero aún no se ha establecido una fecha.
Si su negocio de propiedad opera como una compañía limitada, por ejemplo, está obligado a mantener registros durante seis años desde el final del año financiero relevante o más bajo ciertas circunstancias.
La Ley de Compañías requiere que mantenga registros contables adecuados que mantienen un registro preciso de las transacciones diarias. Las obligaciones son más onerosas que para un individuo.
También deberá mantener los detalles de los directores, accionistas y secretarios de la compañía; los resultados de los votos de los accionistas; obligaciones (promesas de reembolso del préstamo); indemnización (seguridad contra pasivos legales); compartir transacciones; y préstamos o hipotecas aseguradas contra los activos de la compañía.
También debe mantener un registro de 'personas con control significativo': aquellos con más del 25% de acciones o derechos de voto, personas que pueden nombrar o eliminar a la mayoría de los directores o que influyen o controlan su empresa o confianza.
Por el lado de la contabilidad, las compañías limitadas tienen que registrar el dinero recibido y gastado por la Compañía, detalles de los activos de la compañía, deudas de la compañía, datos de acciones, información sobre los bienes comprados y vendidos, y de quién.
Además de los requisitos legales, hay una buena razón para mantener sus registros completos y en buen estado: nos ayuda a reducir su factura de impuestos.
Cuando se trata de casas y pisos en particular, los registros detallados de cualquier cosa que haya gastado en mantener su propiedad. Esto se debe a que lo más probable es que se consideren gastos permitidos, deducibles contra los ingresos o ayudarán a reducir una futura factura de impuestos sobre las ganancias de capital.
Como contadores de declaración de impuestos a la propiedad, cuanta más información tengamos, más fácil es para nosotros detectar oportunidades para reclamar desgravación fiscal, o sugerir estrategias para reducir su factura de impuestos en el futuro.
Si HMRC cuestiona su declaración de impuestos, los registros también hacen que sea más rápido y más fácil contrarrestar sus consultas. También envía fuertes señales de confiabilidad y transparencia.
Cuando se trata de propiedades, el mantenimiento de registros es un buen hábito para meterse de manera más general.
Como propietario, he aprendido de la manera difícil a lo largo de los años de que mantener vital los registros detallados de las interacciones con los comerciantes, dejar que los agentes y los inquilinos sea vital.
Especialmente con los inquilinos, asegúrese de llevar a cabo un inventario cuando se muevan, tomando nota de cada chip en la pintura y todos los accesorios y accesorios.
Mantenga notas formales de sus tratos con inquilinos también. Incluso si todo es amigable hoy, no sabes cómo las cosas podrían ocurrir en un año o dos.
No se trata solo de protegerse, también se trata de tranquilidad para ellos y ser un propietario profesional en el que puedan confiar.
Es necesario mantener los registros de impuestos durante un cierto período de tiempo. Estas son las pautas de cuánto tiempo necesita mantener registros de impuestos:
-Personas independientes: debe mantener sus registros de impuestos durante al menos 5 años después de la fecha límite de presentación del 31 de enero del año fiscal correspondiente.
- Empresas limitadas: las empresas deben mantener sus registros de impuestos durante al menos 6 años desde el final del período contable.
- Propietarios: si usted es propietario, se recomienda mantener sus registros fiscales durante al menos 6 años desde el final del año fiscal con el que se relacionan.
Es importante tener en cuenta que estas son pautas generales, y puede haber circunstancias específicas en las que debe mantener registros durante un período más largo. Siempre es una buena idea consultar con un asesor fiscal o HMRC para obtener asesoramiento específico con respecto a sus registros fiscales.
Podemos manejar su declaración de impuestos a la propiedad. Póngase en contacto con el 0800 907 8633 , a través de tax@fixedfeetr.com , o a través de nuestro formulario de contacto en línea para obtener más información.
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