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Llevar registros precisos es vital para evitar que su declaración de impuestos le cause estrés, pero ¿qué información necesita conservar? ¿Y cuál es la mejor manera de cuidarla?
Desde tratar con inquilinos hasta administrar su declaración de impuestos, si hay un mensaje que quiero transmitir es este: registre todo, manténgalo ordenado, hágalo digitalmente y, por favor, por favor, haga copias de seguridad.
Puede llevar un tiempo acostumbrarse a llevar registros, especialmente si es la primera vez que arrenda o si es un propietario accidental que está acostumbrado a gestionar sus impuestos a través del sistema PAYE. Sin embargo, es como lavarse los dientes o regar las plantas del jardín: un hábito que debe incorporar a su rutina.
Una forma de lograrlo es reservar tiempo cada día, semana o mes para asegurarte de que tus registros estén al día. Incluso puedes anotarlo en tu agenda o usar una aplicación de gestión de tareas para que te recuerde a intervalos.
Definitivamente es un trabajo que es más fácil si revisas regularmente en lugar de intentar ponerte al día con todo un año de papeleo en diciembre, lo que, lamentablemente, es demasiado común.
Cuanto más organizados mantengas tus registros, mejor. Archiva los registros en papel con el sistema que mejor te funcione. Dale a los archivos electrónicos nombres únicos, idealmente que faciliten su búsqueda, y considera colocarlos en carpetas organizadas por fecha o tipo de registro.
Recomendamos mantener los registros digitalmente porque, ya casi estamos en 2021, y tiene sentido. Con la digitalización de impuestos (MTD) ya en el horizonte (ver más abajo), es aún más importante seguir la vía digital.
Los contables solían bromear sobre los clientes que llegaban a la oficina con bolsas llenas de recibos arrugados el 30 de enero. Esa no ha sido nuestra experiencia a lo largo de los años (los caseros suelen ser bastante astutos), pero aún hay demasiado papel para nuestro gusto. Entre la banca online, las aplicaciones de escaneo de recibos y el almacenamiento de documentos en la nube, gratuito o económico, nunca ha sido tan fácil mantener registros en línea.
En cuanto a las copias de seguridad, son importantes, ya sea que guardes tus registros digitalmente o de otra manera. Para empezar, hay que pensar en inundaciones e incendios. También existe la posibilidad de que te roben el ordenador o que el disco duro deje de funcionar.
Intenta hacer una copia completa de tus registros periódicamente y guárdala en un segundo lugar, ya sea en la oficina, en casa o en un almacén. La mayoría de la gente usa un disco duro protegido con contraseña, pero, como siempre, el almacenamiento en la nube como Google Drive, DropBox o Microsoft One lo hace realmente fácil. Incluso puedes automatizar las copias de seguridad para no tener que preocuparte por ello.
Estos son los principios básicos cubiertos, pero ¿qué pasa con los detalles?
Si completa una declaración de impuestos personal, HMRC dice que debe mantener registros "precisos, completos y legibles".
Si le piden ver sus registros y usted no puede presentarlos, podría recibir una multa.
No son estrictos en cuanto a cómo conservar los registros, pero deben ser suficientes para demostrar los ingresos recibidos y los gastos incurridos. Existen normas sobre el tiempo que debe conservarlos. Si entrega su declaración de la renta a tiempo (la próxima fecha límite es el 31 de enero de 2021), deberá conservar los registros pertinentes durante al menos 22 meses después del final del ejercicio fiscal correspondiente si trabaja por cuenta ajena o es propietario. Si trabaja por cuenta propia o forma parte de una sociedad, deberá conservar los registros durante 5 años y 10 meses después del final del ejercicio fiscal.
El MTD ya es una obligación para las empresas (entre las que se incluyen los propietarios cuyo volumen de negocios sujeto al IVA proviene de alquileres comerciales) que están registradas a efectos del IVA y cuyo volumen de negocios sujeto al IVA supera las £85.000.
El gobierno ha anunciado que, a partir de abril de 2023, la MTD se aplicará a los autónomos y arrendadores cuya facturación bruta/ingresos por alquiler (antes de deducir gastos) supere las 10.000 libras esterlinas. La propuesta es que todas estas empresas deberán mantener sus registros digitalizados a partir del 6 de abril de 2023 y presentar un informe trimestral de ingresos y gastos a la HMRC. Posteriormente, se presentará una declaración final del ejercicio fiscal para confirmar la cifra anual. La HMRC ha indicado que esto se hace para evitar errores y ha confirmado que las fechas de pago de impuestos no se modificarán.
Más adelante implementaremos nuestras recomendaciones sobre cómo enfrentar el desafío MTD y ayudaremos a los clientes a realizar la transición al mantenimiento de registros digitales mucho antes de la fecha de implementación en abril de 2023.
El gobierno ha anunciado que el MTD también se implementará para las sociedades limitadas, pero aún no se ha establecido una fecha.
Si su negocio inmobiliario opera como una sociedad limitada, por ejemplo, está obligado a conservar los registros durante seis años a partir del final del ejercicio económico correspondiente o durante más tiempo en determinadas circunstancias.
La Ley de Sociedades exige llevar registros contables adecuados que permitan registrar con precisión las transacciones diarias. Estas obligaciones son más onerosas que para una persona física.
También deberá conservar los detalles de los directores, accionistas y secretarios de la empresa; los resultados de las votaciones de los accionistas; obligaciones (promesas de reembolso de préstamos); indemnizaciones (garantías contra responsabilidades legales); transacciones de acciones; y préstamos o hipotecas garantizados con activos de la empresa.
También es necesario llevar un registro de "personas con control significativo": aquellas con más del 25% de acciones o derechos de voto, personas que pueden nombrar o destituir a la mayoría de los directores o que influyen o controlan su empresa o fideicomiso.
Desde el punto de vista contable, las sociedades limitadas deben registrar el dinero recibido y gastado por la empresa, detalles de los activos de la empresa, deudas de la empresa, datos de inventario, información sobre bienes comprados y vendidos, y a quién.
Además de los requisitos legales, existe una buena razón para mantener sus registros completos y en buen orden: nos ayuda a reducir su factura de impuestos.
En el caso de casas y pisos, en particular, es importante llevar un registro detallado de todos los gastos de mantenimiento de la propiedad. Esto se debe a que probablemente se considerarán gastos admisibles, deducibles de la renta o ayudarán a reducir la futura factura del impuesto sobre las ganancias de capital.
Como sus contadores de declaraciones de impuestos sobre la propiedad, cuanta más información tengamos, más fácil será para nosotros detectar oportunidades para reclamar alivio fiscal o sugerir estrategias para reducir su factura de impuestos en el futuro.
Si HMRC cuestiona su declaración de impuestos, los registros también facilitan y agilizan la resolución de sus dudas. Además, transmiten una clara señal de fiabilidad y transparencia.
Cuando se trata de propiedades, llevar registros es un buen hábito que se debe adoptar de manera más general.
Como propietario, he aprendido por las malas a lo largo de los años que es vital mantener registros detallados de las interacciones con comerciantes, agentes de alquiler e inquilinos.
En especial con los inquilinos, asegúrese de realizar un inventario cuando se muden, anotando cada pequeño desperfecto en la pintura y todos los accesorios.
También lleve un registro formal de sus relaciones con los inquilinos. Aunque todo vaya bien hoy, no sabe cómo podrían resultar las cosas dentro de uno o dos años.
No se trata solo de protegerse usted mismo, también se trata de su tranquilidad y de ser un propietario profesional en quien pueden confiar.
Es necesario conservar los registros tributarios durante un período determinado. A continuación, se indican las pautas sobre el tiempo que debe conservar los registros tributarios:
– Trabajadores autónomos: Deben conservar sus registros fiscales durante al menos 5 años después de la fecha límite de presentación del 31 de enero del año fiscal correspondiente.
– Sociedades limitadas: Las empresas deberán conservar sus registros fiscales durante al menos 6 años desde el final del período contable.
– Propietarios: si usted es propietario, se recomienda conservar sus registros fiscales durante al menos 6 años a partir del final del año fiscal al que se refieren.
Es importante tener en cuenta que estas son pautas generales y que puede haber circunstancias específicas en las que necesite conservar los registros durante un período más largo. Siempre es recomendable consultar con un asesor fiscal o con HMRC para obtener asesoramiento específico sobre sus registros fiscales.
Podemos gestionar su declaración de impuestos sobre la propiedad. Contáctenos al 0800 907 8633 , a través de tax@fixedfeetr.com o a través de nuestro formulario de contacto en línea para obtener más información.
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