Der vollständige Leitfaden zur Finanzbuchhaltung für Vermieter

Eine genaue Buchführung ist unerlässlich, damit Ihre Steuererklärung keine Stressquelle für Sie darstellt – aber welche Informationen müssen Sie aufbewahren? Und wie bewahrt man sie am besten auf?

Von der Betreuung von Mietern bis hin zur Steuererklärung – wenn es eine Botschaft gibt, die ich vermitteln möchte, dann diese: Dokumentieren Sie alles, halten Sie es ordentlich, erledigen Sie alles digital und bitte, bitte erstellen Sie Sicherungskopien.

Es kann eine Weile dauern, bis man sich an die regelmäßige Buchführung gewöhnt hat, besonders wenn man zum ersten Mal oder unfreiwillig Vermieter ist und die Steuerzahlung bisher über das Lohnsteuerabzugsverfahren (PAYE) abgewickelt wurde. Es ist aber wie Zähneputzen oder Gartenarbeit – eine Gewohnheit, die man sich aneignen sollte.

Eine Möglichkeit ist, sich täglich, wöchentlich oder monatlich Zeit zu nehmen, um die eigenen Aufzeichnungen zu aktualisieren. Man kann sich das sogar in den Kalender eintragen oder eine Aufgaben-App nutzen, die einen regelmäßig daran erinnert.

Es ist definitiv eine Aufgabe, die leichter zu bewältigen ist, wenn man regelmäßig nachschaut, anstatt im Dezember den Papierkram eines ganzen Jahres aufzuarbeiten – was leider allzu häufig vorkommt.

Je besser Sie Ihre Unterlagen organisieren, desto besser. Papierdokumente können Sie in einem für Sie passenden System ablegen. Elektronischen Dateien geben Sie eindeutige Namen, idealerweise solche, die das Auffinden per Suchfunktion erleichtern, und sortieren Sie sie am besten in Ordnern nach Datum oder Dokumenttyp.

Wir empfehlen die digitale Aufbewahrung von Unterlagen, denn schließlich ist es fast 2021, und es ist einfach sinnvoll. Angesichts der bevorstehenden Einführung von „Making Tax Digital“ (MTD) (siehe unten) ist es umso wichtiger, den digitalen Weg zu beschreiten.

Früher scherzten Buchhalter darüber, dass Mandanten am 30. Januar mit Tüten voller zerknitterter Belege im Büro auftauchten. Das haben wir in den letzten Jahren nicht erlebt – Vermieter sind im Großen und Ganzen recht clever –, aber es gibt immer noch etwas zu viel Papierkram für unseren Geschmack. Dank Online-Banking, Apps zum Scannen von Belegen und kostenlosem oder günstigem Cloud-Speicher war es noch nie so einfach, Unterlagen online zu verwalten.

Und was Backups angeht, sind sie wichtig, egal ob Sie Ihre Daten digital oder analog speichern. Man muss zum Beispiel an Überschwemmungen und Brände denken. Hinzu kommt die Möglichkeit, dass Ihr Computer gestohlen wird oder die Festplatte ausfällt.

Erstellen Sie regelmäßig vollständige Sicherungskopien Ihrer Daten und bewahren Sie diese an einem zweiten Ort auf – sei es im Büro, zu Hause oder in einem Lagerraum. Die meisten nutzen eine passwortgeschützte Festplatte, aber Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder Microsoft One machen dies besonders einfach. Sie können die Datensicherung sogar automatisieren, sodass Sie sich nicht mehr darum kümmern müssen.

Damit wären die grundlegenden Prinzipien abgedeckt, aber wie sieht es mit den Details aus?

Aufzeichnungen zur Selbstveranlagung

Wenn Sie eine persönliche Steuererklärung abgeben, müssen Sie laut HMRC „genaue, vollständige und lesbare“ Aufzeichnungen führen.

Wenn sie Ihre Unterlagen einsehen wollen und Sie diese nicht vorlegen können, droht Ihnen eine Strafe.

Die Vorschriften zur Aufbewahrung Ihrer Unterlagen sind nicht streng, sie müssen jedoch ausreichen, um Ihre Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen. Es gibt Regeln zur Aufbewahrungsdauer. Wenn Sie Ihre Steuererklärung fristgerecht einreichen – der nächste Abgabetermin ist der 31. Januar 2021 – müssen Sie die relevanten Unterlagen mindestens 22 Monate nach Ende des betreffenden Steuerjahres aufbewahren, sofern Sie angestellt oder Vermieter sind. Sind Sie selbstständig oder Teil einer Personengesellschaft, beträgt die Aufbewahrungsfrist 5 Jahre und 10 Monate nach Ende des Steuerjahres.

Digitalisierung der Steuererklärung (MTD)

MTD ist bereits eine Verpflichtung für Unternehmen (einschließlich Vermieter, deren umsatzsteuerpflichtiger Umsatz aus gewerblichen Vermietungen stammt), die umsatzsteuerlich registriert sind und deren steuerpflichtiger Umsatz 85.000 £ übersteigt.

Die Regierung hat angekündigt, dass ab April 2023 die digitale Buchhaltung (MTD) für Selbstständige und Vermieter gilt, deren Bruttoumsatz bzw. Mieteinnahmen (vor Abzug der Ausgaben) 10.000 £ übersteigen. Ab dem 6. April 2023 müssen diese Unternehmen ihre Buchhaltung digital führen und vierteljährlich einen Bericht über ihre Einnahmen und Ausgaben an die britische Steuerbehörde (HMRC) übermitteln. Anschließend ist eine abschließende Steuererklärung für das Steuerjahr einzureichen, um den Jahresbetrag zu bestätigen. Die HMRC erklärte, dies diene der Fehlervermeidung und bestätigte, dass sich die Zahlungstermine für die Steuern nicht ändern.

Wir werden unsere Empfehlungen zur Bewältigung der MTD-Herausforderung später veröffentlichen und unseren Kunden helfen, rechtzeitig vor dem Go-Live-Termin im April 2023 auf die digitale Datenerfassung umzusteigen.

Die Regierung hat angekündigt, dass MTD auch für Kapitalgesellschaften eingeführt werden soll, ein genauer Termin steht jedoch noch nicht fest.

Aufzeichnungen der Gesellschaft mit beschränkter Haftung

Wenn Ihr Immobiliengeschäft beispielsweise als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) geführt wird, sind Sie verpflichtet, Aufzeichnungen sechs Jahre nach Ende des jeweiligen Geschäftsjahres oder unter bestimmten Umständen auch länger aufzubewahren.

Das Gesellschaftsgesetz schreibt vor, dass Sie ordnungsgemäße Buchhaltungsunterlagen führen müssen, die eine genaue Aufzeichnung der täglichen Geschäftsvorfälle enthalten. Die Pflichten sind umfangreicher als für Privatpersonen.

Sie müssen außerdem Angaben zu Geschäftsführern, Aktionären und Unternehmenssekretären, die Ergebnisse von Aktionärsabstimmungen, Schuldverschreibungen (Kreditrückzahlungszusagen), Entschädigungen (Sicherheiten gegen rechtliche Verbindlichkeiten), Aktientransaktionen sowie Kredite oder Hypotheken, die durch Unternehmensvermögen besichert sind, aufbewahren.

Sie müssen außerdem ein Verzeichnis der „Personen mit maßgeblichem Einfluss“ führen – also derjenigen, die mehr als 25 % der Anteile oder Stimmrechte besitzen, die die Mehrheit der Direktoren ernennen oder abberufen können oder die Ihr Unternehmen oder Ihren Trust beeinflussen oder kontrollieren.

Im Bereich der Buchhaltung müssen Kapitalgesellschaften die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens, Einzelheiten zum Unternehmensvermögen, Unternehmensschulden, Bestandsdaten, Informationen über gekaufte und verkaufte Waren – und von wem – erfassen.

Eine gute Buchhaltung hält Ihre Steuerlast niedrig

Abgesehen von den gesetzlichen Bestimmungen gibt es einen guten Grund, Ihre Unterlagen vollständig und ordentlich zu halten: Es hilft uns, Ihre Steuerlast zu reduzieren.

Gerade bei Häusern und Wohnungen ist es wichtig, detaillierte Aufzeichnungen über alle Ausgaben für die Instandhaltung Ihrer Immobilie zu führen. Denn diese Ausgaben gelten höchstwahrscheinlich entweder als abzugsfähige Betriebsausgaben, können von Ihrem Einkommen abgezogen werden oder tragen dazu bei, Ihre zukünftige Kapitalertragsteuer zu reduzieren.

Als Ihre Steuerberater für Immobiliensteuererklärungen gilt: Je mehr Informationen wir haben, desto einfacher ist es für uns, Möglichkeiten zur Inanspruchnahme von Steuererleichterungen zu erkennen – oder Strategien vorzuschlagen, wie Sie Ihre Steuerlast in Zukunft reduzieren können.

Sollte das Finanzamt Ihre Steuererklärung beanstanden, erleichtern und beschleunigen die Unterlagen die Beantwortung der Fragen. Sie vermitteln zudem ein starkes Signal für Vertrauenswürdigkeit und Transparenz.

Über Steuern und Finanzen hinaus

Wenn es um Immobilien geht, ist die ordnungsgemäße Buchführung generell eine gute Angewohnheit.

Da ich selbst Vermieter bin, habe ich im Laufe der Jahre auf die harte Tour gelernt, dass es unerlässlich ist, detaillierte Aufzeichnungen über die Interaktionen mit Handwerkern, Immobilienmaklern und Mietern zu führen.

Gerade bei Mietern sollten Sie unbedingt ein Inventar erstellen, sobald diese einziehen. Notieren Sie dabei jeden Lackschaden und alle Einrichtungsgegenstände.
Führen Sie außerdem formelle Aufzeichnungen über Ihre Kommunikation mit den Mietern. Selbst wenn heute alles in Ordnung ist, weiß man nicht, wie sich die Situation in ein oder zwei Jahren entwickeln wird.

Es geht nicht nur darum, sich selbst zu schützen – es geht auch um die Sicherheit der Mieter und darum, ein professioneller Vermieter zu sein, dem sie vertrauen können.

Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?

Es ist erforderlich, Steuerunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Hier finden Sie die Richtlinien zur Aufbewahrungsdauer Ihrer Steuerunterlagen:

– Selbstständige: Sie sollten Ihre Steuerunterlagen mindestens 5 Jahre nach dem 31. Januar, dem Abgabetermin des jeweiligen Steuerjahres, aufbewahren.

– Kapitalgesellschaften: Unternehmen sollten ihre Steuerunterlagen mindestens 6 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres aufbewahren.

– Vermieter: Wenn Sie Vermieter sind, wird empfohlen, Ihre Steuerunterlagen mindestens 6 Jahre nach Ende des Steuerjahres, auf das sie sich beziehen, aufzubewahren.

Es ist wichtig zu beachten, dass es sich hierbei um allgemeine Richtlinien handelt und es Umstände geben kann, unter denen Sie Unterlagen länger aufbewahren müssen. Es empfiehlt sich, für konkrete Auskünfte zu Ihren Steuerunterlagen einen Steuerberater oder das Finanzamt zu konsultieren.

Wir kümmern uns um Ihre Grundsteuererklärung. Kontaktieren Sie uns unter 0800 907 8633 , per E-Mail an tax@fixedfeetr.com oder über unser Online-Kontaktformular, um mehr zu erfahren.

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