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Une tenue de registres précise est essentielle pour que votre déclaration de revenus ne soit pas source de stress – mais quelles informations devez-vous conserver ? Et comment les gérer au mieux ?
Qu'il s'agisse de la gestion des locataires ou de votre déclaration de revenus, s'il y a un message que je veux faire passer, c'est celui-ci : enregistrez tout, conservez des documents clairs et organisés, faites-le numériquement et, s'il vous plaît, faites des sauvegardes.
Il faut parfois du temps pour prendre l'habitude de tenir une comptabilité rigoureuse, surtout si vous êtes propriétaire bailleur pour la première fois ou si vous l'êtes devenu par accident, habitué que vos impôts soient prélevés à la source. C'est comme se brosser les dents ou arroser les plantes du jardin : une habitude à intégrer à sa routine.
Consacrer un moment chaque jour, semaine ou mois à la mise à jour de vos données est une solution possible. Vous pouvez même l'inscrire dans votre agenda ou utiliser une application de gestion des tâches pour recevoir des rappels réguliers.
C'est assurément un travail plus facile si l'on fait des suivis réguliers plutôt que d'essayer de rattraper toute une année de paperasse en décembre – ce qui, malheureusement, est beaucoup trop fréquent.
Plus vos archives sont bien organisées, mieux c'est. Classez vos documents papier selon le système qui vous convient. Attribuez des noms uniques à vos fichiers électroniques, idéalement des noms facilitant leur recherche, et envisagez de les ranger dans des dossiers classés par date ou par type de document.
Nous recommandons de tenir vos registres au format numérique car, voyez-vous, nous sommes presque en 2021 et c'est tout simplement logique. Avec la mise en place imminente de la déclaration fiscale numérique (voir ci-dessous), il est d'autant plus important d'opter pour cette solution.
Les comptables plaisantaient souvent sur les clients qui débarquaient au bureau le 30 janvier avec des sacs remplis de reçus froissés. Ce n'est pas ce que nous avons constaté au fil des ans – les propriétaires sont généralement assez prévoyants – mais il y a encore un peu trop de papier à notre goût. Grâce aux services bancaires en ligne, aux applications de numérisation de reçus et au stockage de documents gratuit ou peu coûteux dans le cloud, il n'a jamais été aussi simple de conserver ses documents en ligne.
Quant aux sauvegardes, elles sont importantes, que vous conserviez vos données au format numérique ou papier. Il faut penser aux inondations et aux incendies, pour commencer. Sans oublier le risque de vol de votre ordinateur ou de panne de votre disque dur.
Effectuez des copies complètes de vos fichiers à intervalles réguliers et stockez-les dans un lieu secondaire : au bureau, à domicile ou dans un box de stockage. La plupart des gens utilisent un disque dur protégé par mot de passe, mais le stockage en nuage, comme Google Drive, Dropbox ou Microsoft OneDrive, simplifie grandement cette tâche. Vous pouvez même automatiser les sauvegardes pour ne plus avoir à vous en soucier.
Voilà donc les principes de base abordés, mais qu'en est-il des détails ?
Si vous remplissez une déclaration de revenus personnelle, le HMRC indique que vous devez conserver des documents « exacts, complets et lisibles ».
S'ils vous demandent de consulter vos documents et que vous ne pouvez pas les fournir, vous risquez une amende.
L'administration fiscale n'impose pas de règles strictes quant à la conservation de vos documents, mais ceux-ci doivent être suffisants pour justifier vos revenus et vos dépenses. La durée de conservation est également soumise à des règles. Si votre déclaration de revenus est déposée dans les délais (la prochaine échéance étant le 31 janvier 2021), vous devrez conserver les documents pertinents pendant au moins 22 mois après la fin de l'année fiscale concernée si vous êtes salarié ou propriétaire bailleur. Si vous êtes travailleur indépendant ou associé, vous devrez conserver ces documents pendant 5 ans et 10 mois après la fin de l'année fiscale.
La MTD est déjà une obligation pour les entreprises (y compris les propriétaires dont le chiffre d'affaires imposable à la TVA provient de locations commerciales) qui sont enregistrées à la TVA et dont le chiffre d'affaires imposable dépasse 85 000 £.
Le gouvernement a annoncé qu'à compter d'avril 2023, la TVA numérique s'appliquera aux travailleurs indépendants et aux propriétaires bailleurs dont le chiffre d'affaires brut ou les revenus locatifs (avant déduction des charges) dépassent 10 000 £. Il est prévu que toutes ces entreprises tiennent leur comptabilité sous forme numérique à partir du 6 avril 2023 et soumettent un rapport trimestriel de leurs revenus et dépenses à l'administration fiscale britannique (HMRC). Une déclaration finale sera ensuite exigée pour l'année fiscale afin de confirmer le montant annuel. L'HMRC a indiqué que cette mesure vise à prévenir les erreurs et a confirmé que les dates de paiement des impôts resteront inchangées.
Nous publierons ultérieurement nos recommandations sur la manière de relever le défi de la MTD et nous aiderons nos clients à passer à la tenue de registres numériques bien avant la date de mise en service prévue en avril 2023.
Le gouvernement a annoncé que le système MTD sera également déployé pour les sociétés à responsabilité limitée, mais aucune date n'a encore été fixée.
Si votre entreprise immobilière opère sous forme de société à responsabilité limitée, par exemple, vous êtes tenu de conserver les documents comptables pendant six ans à compter de la fin de l'exercice financier concerné, ou plus longtemps dans certaines circonstances.
La loi sur les sociétés exige la tenue d'une comptabilité rigoureuse qui enregistre fidèlement les transactions quotidiennes. Ces obligations sont plus contraignantes que pour un particulier.
Vous devrez également conserver les informations relatives aux administrateurs, aux actionnaires et aux secrétaires de la société ; les résultats des votes des actionnaires ; les obligations (promesses de remboursement d’emprunts) ; les garanties (sûretés contre les responsabilités légales) ; les transactions sur actions ; et les prêts ou hypothèques garantis par les actifs de la société.
Vous devez également tenir un registre des « personnes exerçant un contrôle significatif » – celles qui détiennent plus de 25 % des actions ou des droits de vote, celles qui peuvent nommer ou révoquer la majorité des administrateurs ou celles qui influencent ou contrôlent votre société ou votre fiducie.
Sur le plan comptable, les sociétés à responsabilité limitée doivent enregistrer l'argent reçu et dépensé par l'entreprise, le détail de ses actifs, ses dettes, les données d'inventaire, les informations sur les biens achetés et vendus – et auprès de qui.
Outre les obligations légales, il existe une bonne raison de tenir vos registres à jour et en bon état : cela nous aide à réduire votre facture fiscale.
En ce qui concerne les maisons et les appartements en particulier, il est essentiel de conserver une trace détaillée de toutes les dépenses engagées pour l'entretien de votre bien. Ces dépenses seront très probablement considérées comme admissibles, déductibles de vos revenus ou contribueront à réduire votre future imposition sur les plus-values.
En tant que comptables chargés de votre déclaration de taxe foncière, plus nous disposons d'informations, plus il nous est facile de repérer les opportunités de bénéficier d'allégements fiscaux – ou de vous suggérer des stratégies pour réduire votre facture fiscale à l'avenir.
Si le fisc britannique (HMRC) vous pose des questions sur votre déclaration de revenus, la tenue de registres vous permettra de répondre plus rapidement et plus facilement à ses demandes. Cela témoigne également de votre fiabilité et de votre transparence.
En matière de propriété, la tenue de registres est une bonne habitude à prendre plus généralement.
En tant que propriétaire moi-même, j'ai appris à mes dépens au fil des ans qu'il est essentiel de tenir des registres détaillés des interactions avec les artisans, les agents immobiliers et les locataires.
Surtout avec les locataires, veillez à réaliser un état des lieux d'entrée impeccable, en notant la moindre éraflure sur la peinture et en recensant tous les équipements et accessoires.
Conservez également une trace écrite de vos échanges avec les locataires. Même si tout se passe bien aujourd'hui, on ne sait jamais comment les choses évolueront dans un an ou deux.
Il ne s'agit pas seulement de se protéger, mais aussi de leur assurer la tranquillité d'esprit et d'être un propriétaire professionnel en qui ils peuvent avoir confiance.
Il est nécessaire de conserver les documents fiscaux pendant une certaine période. Voici les directives concernant la durée de conservation des documents fiscaux :
– Travailleurs indépendants : vous devez conserver vos documents fiscaux pendant au moins 5 ans après la date limite de dépôt du 31 janvier de l’année d’imposition concernée.
– Sociétés à responsabilité limitée : Les sociétés doivent conserver leurs documents fiscaux pendant au moins 6 ans à compter de la fin de l’exercice comptable.
– Propriétaires : Si vous êtes propriétaire, il est recommandé de conserver vos documents fiscaux pendant au moins 6 ans à compter de la fin de l’année d’imposition à laquelle ils se rapportent.
Il est important de noter qu'il s'agit de directives générales et que, dans certaines circonstances particulières, vous pourriez avoir besoin de conserver vos documents plus longtemps. Il est toujours conseillé de consulter un conseiller fiscal ou l'administration fiscale (HMRC) pour obtenir des conseils spécifiques concernant vos documents fiscaux.
Nous pouvons nous occuper de votre déclaration de taxe foncière. Contactez-nous au 0800 907 8633, par courriel à tax@fixedfeetr.comou via notre formulaire de contact en ligne pour en savoir plus.
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